Telefonie in campingsoftware: Voys gekoppeld aan Tillor

Voys is een internettelefonieprovider (VoIP): uw balietelefoons werken via het netwerk, en Tillor koppelt inkomende oproepen aan het klantdossier zodat u weet wie belt vóór u opneemt.

Aan de balie rinkelt de telefoon. Ondertussen zoekt iemand in een spreadsheet wie dat nummer ook alweer was, of er openstaande meteralarmen zijn, of die gast een waarschuwing op het dossier heeft.

Telefonie hoort net als reserveringen en meters in uw recreatieparksoftware thuis. Gesprekken koppelen aan klanten, bellerinfo verschijnt live in Tillor en op uw VoIP-toestellen, en de koppeling met Voys staat op één plek klaar.

#Link naar deze sectie kopiërenScenario's waar het het verschil maakt

Meteralarm terwijl de gast belt. Een seizoensgast meldt een plots hoge waterstand. In het actief-gesprekkenpaneel ziet uw team meteen of er al een open alarm op die meters staat, naast waarschuwingen of blokkades op het dossier. Geen apart scherm openen terwijl u aan de lijn hangt.

Leverancier of nachtelijke toegang. Een vaste leverancier belt het algemene nummer en toetst een pincode in het Voys-belplan. Klopt de code binnen het ingestelde tijdvenster, opent Tillor de toegangspunt (slagboom, hek of elektronische deur) met dezelfde controles als NFC of QR. Geen extra pas uitdelen voor elke leverancier.

Onbekend nummer, wel herkenbaar. Het nummer staat nog niet op een klantprofiel, maar Tillor toont eerdere gesprekken van dat nummer vanaf de eerste herhaling. Belt hetzelfde nummer een paar keer over hetzelfde chalet, dan weet de balie vaak al wie er waarschijnlijk belt, nog vóór u het dossier aanmaakt.

Overdracht tussen diensten. Een collega noteert tijdens het gesprek een korte call-notitie. Na afloop staat transcriptie en AI-samenvatting onder Communicatie > Telefoongesprekken, gekoppeld aan het klantprofiel. De volgende shift leest na wat er is afgesproken, zonder alles opnieuw te beluisteren.

Route en contactgegevens in één sms. Een buitenlandse beller vraagt hoe hij het terrein vindt. Vanuit het actieve gesprek stuurt u organisatiegegevens per sms, in de taal die Tillor uit het nummer herkent. De link bevat adres, contact en navigatie naar Waze, Google Maps of Apple Maps.

#Link naar deze sectie kopiërenVoordelen op één terrein

• Eén klantbeeld naast reserveringen, bezettingen, meters en toegangscontrole. Telefonie is geen los eiland meer.
• Snellere balie doordat context verschijnt zodra Voys het gesprek doorgeeft, niet na handmatig zoeken.
• Minder fouten bij gasten met waarschuwing, blokkade of VIP-status: dat valt op vóór u verder gaat.
• Toegang via telefoon waar een fysieke pas onhandig is, met dezelfde whitelist- en tijdvensterlogica als andere toegangsmethoden.
• Beter opvolgen via gespreksgeschiedenis, opnames, transcriptie en samenvatting, allemaal gekoppeld zodra het nummer op het dossier staat.

#Link naar deze sectie kopiërenLive zien wie belt

Wanneer Voys een gesprek doorgeeft, verschijnt rechtsonder het actief-gesprekkenpaneel (op mobiel via het telefoonpictogram). U ziet wie er belt, de richting (inkomend of uitgaand) en de status: rinkelen, in gesprek of beëindigd.

Staat er een klant achter het nummer, dan ziet u meteen wat relevant is: waarschuwingen of blokkades, actieve meteralarmen op water- of stroommeters, en vastgepinde notities die nog open staan. Tijdens een lopend gesprek kunt u een call-notitie bijhouden of meteen een reservering starten vanuit het paneel.

#Link naar deze sectie kopiërenDezelfde naam op deskphones

Via het XML-telefoonboek en de bellernaam-webhook haalt Voys namen op uit Tillor vóór u opneemt. Configureer beide URL's in uw Voys-belplan.

Op het toestel ziet u een naam, niet alleen cijfers. Staat de beller nog niet in Tillor, dan kan Voys een netwerknaam tonen met een misschien-markering. Zo weet u dat die naam niet uit uw klantenbestand komt.

#Link naar deze sectie kopiërenSlagboom openen vanuit het belplan

Voor slagbomen, hekken en elektronische deuren levert Tillor een toegangscode-URL. In Voys koppelt u die aan een belplan-stap met pincode ({code}). Klopt de code, dan opent Tillor de toegangspunt. Tillor antwoordt met ACK of NAK, zodat Voys weet of de toegang is gelukt.

Dat gebruikt dezelfde dial-code logica als andere toegangsmethoden: tijdvenster, whitelist waar u die hebt ingevuld, en koppeling aan de juiste barrière op het terrein.

#Link naar deze sectie kopiërenOpnames, transcriptie en AI-samenvatting

Heeft u gespreksopnames aan staan in Voys? Dan haalt Tillor die op (met client_id in de app-instellingen) en kunt u ze terugluisteren onder Communicatie > Telefoongesprekken. Open Transcriptie bij een gesprek en kies het tabblad Opname.

Is er een opname beschikbaar, dan kan Tillor na afloop automatisch een transcriptie en een samenvatting maken. Beide staan op de tabbladen Transcriptie en Samenvatting in Gespreksdetails. In Transcriptie volgt de gemarkeerde zin het afspelen; een klik op een woord springt daarheen. Eerdere versies blijven bewaard als Eerdere transcripties en Eerdere samenvattingen. Handig voor opvolging, geschillen of training zonder uren audio terug te luisteren. Vanuit het gesprek maakt u een taak als iemand later moet bellen.

Let op de AVG: informeer bellers dat gesprekken worden opgenomen als u dat doet.

#Link naar deze sectie kopiërenGesprekken en opvolging

Alle gesprekken staan onder Communicatie > Telefoongesprekken. Voegt u later een nummer toe aan een profiel? Tillor koppelt ook oudere gesprekken aan dat dossier.

Zo blijft telefonie traceerbaar naast e-mail en andere communicatie in hetzelfde platform.

#Link naar deze sectie kopiërenOp een terrein zoals Vlasaard

Camping Vlasaard gebruikt Voys naast reserveringen, KC80-toegangscontrole, ICY-stroommeters, LoRa-water en facturatie. Belt een seizoensgast, dan ziet de balie meteen het profiel, aandachtspunten en meteralarmen, terwijl slagboom en NFC-passen gewoon via Tillor blijven lopen.

#Link naar deze sectie kopiërenZo ziet het eruit in Tillor

Installatie, URL's en Voys-velden staan stap voor stap in de Voys-documentatie. Zodra gespreksnotificaties actief zijn, schrijft Tillor elk gesprek weg en koppelt het automatisch wanneer het nummer past bij een klant of contact.

---

Werkt u met Voys? Vraag een demo aan en we laten de koppeling zien op maat van uw terrein.