Verwerkersovereenkomst

Deze Verwerkersovereenkomst (DPA) legt de voorwaarden vast voor de verwerking van persoonsgegevens door Tillor BV (de Verwerker) namens zijn klanten (de Controllers) in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Overzicht

Deze DPA regelt de verwerking van persoonsgegevens door Tillor BV bij het verlenen van diensten aan klanten.

Gegevensverantwoordelijke

Naam: Tillor BV
Adres: Meulevijverstraat 5, 9190 Stekene, België
BTW-nummer: BE1029496533
E-mail: privacy@tillor.eu

Functionaris voor Gegevensbescherming

Naam: Niels Warrens
E-mail: privacy@tillor.eu

Rechtsgrondslag

Contractuele noodzaak en gerechtvaardigd belang

Bewaartermijn van Gegevens

Zolang als noodzakelijk voor het verlenen van diensten en zoals vereist door de wet. Ongekoppelde identiteitsdocumentscans (zonder gekoppelde klant) worden automatisch door de Verwerker verwijderd na 7 dagen. Gekoppelde identiteitsdocumentscans worden bewaard tot de Verwerkingsverantwoordelijke ze ontkoppelt of verwijdert; de Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de bewaartermijn en rechtsgrondslag daarvoor.

Identiteitsdocumentscans

Wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke de optionele Osmond-identiteitsscanfunctionaliteit activeert (hardware, Tillor-connector op het lokale netwerk en machtigingen in de applicatie), verwerkt de Verwerker identificatiedocumenten en afgeleide gegevens uitsluitend om check-in, klantbeheer en identiteitsverificatie binnen de diensten te ondersteunen, en uitsluitend op initiatief en onder verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerkte gegevens

• MRZ- en chipgegevens (onder meer naam, nationaliteit, geboortedatum, documentnummer, persoonsnummer, geldigheid, geslacht)
• Versleutelde kopieën van documentafbeeldingen en het originele readerpakket
• Afgeleid portret voor weergave in de applicatie

Verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke

• Bepalen of, wanneer en op welke rechtsgrondslag identiteitsdocumenten worden gescand en gekoppeld aan klanten of contacten
• Bepalen van bewaartermijnen voor gekoppelde scans en tijdig ontkoppelen of verwijderen wanneer opslag niet langer noodzakelijk is
• Toekennen van machtigingen (inzage en beheer) aan medewerkers en beheer van de Tillor-connector en het lokale netwerk tussen reader en connector
• Informatie aan betrokkenen en naleving van register-, toeristische verhuur- of andere toepasselijke verplichtingen

Maatregelen van de Verwerker

• Versleutelde opslag (AES-256-GCM) van scanbestanden en veldversleuteling van metadata in de database, met organisatie-isolatie
• Rolgebaseerde toegang met afzonderlijke machtigingen voor inzage en beheer of export
• Automatische permanente verwijdering van ongekoppelde scans ouder dan zeven dagen
• Permanente verwijdering van databaserecord en opslagbestanden bij verwijderen door geautoriseerde gebruikers
• Visuele watermark op documentpagina-afbeeldingen (niet op portret) ter vermindering van misbruik
• Geen gebruik van scaninhoud voor training of verbetering van gegeneraliseerde machine-learningmodellen

Operationele en diagnostische logging

De Verwerker verzamelt operationele en diagnostische loggegevens van de Tillor-webapplicatie, de Tillor-connector op het lokale netwerk en aangesloten Tillor-controllers (hardware) om storingen te onderzoeken, beschikbaarheid te monitoren en ondersteuning te bieden. Connector-logregels worden naar de Tillor-backend verstuurd en daar doorgestuurd naar het self-hosted observability-platform op Tillor-infrastructuur (OTLP/Loki/Grafana). Operationele logs worden niet naar PostHog of andere externe log-SaaS verstuurd. Loglijnen kunnen metadata bevatten zoals tijdstempels, foutmeldingen, apparaat- en connectoridentificatoren; incidenteel kunnen persoonsgegevens in logtekst voorkomen wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke of aangesloten hardware zulke gegevens emitten.

Verwerkte gegevens

• Diagnostische logregels van connector, controller en cloud-backend
• Apparaat- en organisatie-identificatoren, IP-adressen en versie-informatie
• Fout- en auditmetadata (trace-id, severity, categorie)
• Incidenteel: persoonsgegevens in logtekst (bijv. kentekens of toegangscodes)

Maatregelen van de Verwerker

• Connector buffert logregels lokaal wanneer de cloud niet bereikbaar is en verstuurt ze na herstel zonder andere connector-taken te blokkeren
• Server-side wachtrij vóór export naar self-hosted observability (OTLP/Loki/Grafana op Tillor-infrastructuur) met organisatie-isolatie op loglabels
• Geen gebruik van operationele logs voor training van gegeneraliseerde machine-learningmodellen
• Retentie beperkt tot wat nodig is voor exploitatie en ondersteuning volgens observability-configuratie

Operationele logs worden bewaard volgens de ingestelde retentie in het observability-platform (typisch enkele weken tot enkele maanden voor troubleshooting), niet langer dan noodzakelijk voor exploitatie en ondersteuning.

Rechten van Betrokkenen

• Recht op inzage
• Recht op rectificatie
• Recht op gegevenswissing
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid
• Recht van bezwaar

Subverwerkers

Tillor gebruikt zorgvuldig geselecteerde derde partij subverwerkers om de levering van zijn platform en gerelateerde diensten te ondersteunen.

Wijzigingen in Deze DPA

We kunnen deze DPA van tijd tot tijd bijwerken. We zullen u op de hoogte stellen van eventuele materiële wijzigingen door de nieuwe DPA op deze pagina te plaatsen.

Contact

Als u vragen heeft over deze DPA of onze gegevensverwerkingspraktijken, neem dan contact op met onze Functionaris voor Gegevensbescherming:

Functionaris voor Gegevensbescherming: Niels Warrens
E-mail: privacy@tillor.eu