Eigen velden in campingsoftware: extra gegevens per klant of standplaats

Elk park houdt gegevens bij waar geen standaardveld voor bestaat. Het kenteken van de aanhangwagen, of een gast een hond meebrengt, het nummer van de elektriciteitskast bij standplaats 40, het borgnummer van de gasfles. Zonder vaste plek belandt dat in het opmerkingenveld, in een Excel-bestand naast het programma of in het hoofd van de receptionist. Met eigen velden in campingsoftware voegt u die gegevens zelf toe, op de klant, de standplaats of het record waar ze bij horen.

In Tillor maakt een beheerder een veld één keer aan in de instellingen. Vanaf dan staat het in het formulier en op de detailpagina, en vult iedereen het op dezelfde manier in.

#Link naar deze sectie kopiërenEen veld op de plek waar het hoort

Een nieuw veld komt standaard onderaan het formulier, in de sectie Eigen velden. Hoort het kenteken van de aanhangwagen naast het gewone kenteken, dan kiest u bij Positie in formulier een bestaand veld en zet u het eigen veld ervoor of erna. Bij de breedte kiest u Half of Volle breedte, en een voorbeeldtekst in het lege veld toont collega's wat er verwacht wordt.

Het veld aanmaken gebeurt op een eigen pagina. Rechts ziet u een Voorbeeld van hoe het veld er op het record uitziet, zodat u het label en de breedte aanpast voor iemand er iets in typt. Voor elk soort record staan een paar suggesties klaar om snel te starten, zoals Aantal honden bij klanten of Kastlabel bij meters.

Verwijdert u later een veld, dan blijven de waarden die al op de records stonden bewaard. Tillor toont ze alleen niet meer.

#Link naar deze sectie kopiërenHet juiste type, en een controle bij het invullen

Een veld is tekst, lange tekst, een getal, een bedrag, ja / nee, een datum, een keuze uit een lijst of een koppeling naar een ander record. Voor wie meer nodig heeft, is er een Groep velden (een vaste set subvelden, zoals merk, model en kenteken van de aanhangwagen) en Herhalende rijen, een kleine tabel voor bijvoorbeeld elke fiets die een vaste gast meebrengt. Een bestandsveld bewaart foto's of documenten, zoals een kopie van het keuringsattest van de caravan.

Keuzes komen uit een keuzelijst die u één keer maakt en in meerdere velden hergebruikt, met een kleur per optie. Staat een optie al op een record, dan ligt haar waarde vast.

Bij het invullen controleert Tillor wat u instelt: een minimale of maximale lengte, een formaat zoals e-mailadres, telefoonnummer, IBAN of postcode, alleen hele getallen, een datum die niet in het verleden ligt. Een vakje kan Moet aangevinkt zijn krijgen, handig voor een toestemming die de gast gegeven moet hebben. Met een validatieregel vergelijkt u een veld met een ander, bijvoorbeeld dat de einddatum van een contract na de begindatum ligt. Een eigen foutmelding vervangt de standaardtekst als u dat wilt.

#Link naar deze sectie kopiërenAlleen tonen wat ertoe doet

Niet elk veld is voor elke gast. Met Zichtbaarheid verschijnt een veld alleen wanneer aan een voorwaarde is voldaan. Zet "Huisdier" op ja, en de velden voor het aantal honden en het chipnummer schuiven erbij. Zet het weer op nee, en ze verdwijnen, samen met wat erin stond. Zo blijft er geen oude waarde achter op een veld dat niemand meer ziet.

Met Verplicht wanneer werkt het net zo voor verplichte velden. Een veld kan pas verplicht worden als een ander veld een bepaalde waarde heeft, en een verborgen veld houdt het opslaan nooit tegen. De voorwaarden kunnen ook naar de gewone velden van het record kijken, zoals de oppervlakte van een terrein.

#Link naar deze sectie kopiërenWie wat mag zien

Een identiteitsnummer of een afspraak over een afbetaling hoeft niet iedereen te zien. Per veld stelt u in Wie dit veld mag zien en Wie dit veld mag bewerken: bepaalde collega's, groepen of rechten. Wie het veld niet mag zien, krijgt de waarde niet te zien, ook niet in exports, zoekresultaten of de automatiseringen die hij bewerkt. Wie het mag zien maar niet bewerken, ziet het alleen-lezen.

Voor gevoelige gegevens zet u Deze waarde versleutelen aan. Tillor bewaart de waarde dan als versleutelde tekst, alleen leesbaar voor wie het veld mag zien. Een versleuteld veld kunt u wel niet doorzoeken of filteren. Bestanden in een bestandsveld volgen dezelfde rechten als het veld zelf.

Nieuwe velden aanmaken of wijzigen mag alleen wie daar het recht voor heeft. Tillor houdt bij wie een veld aanmaakt, wijzigt of verwijdert.

#Link naar deze sectie kopiërenKoppelen aan andere records

Een Koppeling naar record verwijst naar een klant, terrein, bezetting, reservering, factuur, meter, meterkast, taak, product, document, NFC-tag of toegangsmethode. Heeft dat record een eigen pagina, dan klikt u vanuit de detailweergave meteen door. Zo koppelt u een bezetting aan de meterkast waar de standplaats op aangesloten is, of een klant aan de contactpersoon die voor de familie belt.

Met Alleen records van deze klant toont de keuzelijst enkel wat bij die klant hoort: zijn facturen of zijn NFC-tags. Bij Weergave kiest u tussen een aparte keuzelijst of één doorzoekbare dropdown.

#Link naar deze sectie kopiërenMee in exports, automatiseringen en koppelingen

Eigen velden lopen mee in de rest van Tillor. De Excel-export van klanten en terreinen krijgt een kolom per veld, en via de Excel-import van terreinen vult u velden in bulk in. Tekstvelden op terreinen vindt u terug via de zoekbalk.

In automatiseringen gebruikt u de waarde van een eigen veld, en de stap Eigen veld instellen schrijft er een, met dezelfde controle als het formulier. Werkt u met een eigen website of een ander programma, dan leest en schrijft dat de velden via de koppeling (de API). Een veld met Alleen API blijft uit de formulieren, zodat alleen die koppeling het invult. Met Alleen-lezen tonen zien collega's de waarde wel, maar passen ze ze niet aan. Een JSON-veld bewaart gestructureerde gegevens van zo'n koppeling. Wat er technisch kan, staat in het artikel over API-first integraties.

#Link naar deze sectie kopiërenRekenen met eigen velden: het terreintarief

Verhuurt u standplaatsen per jaar, dan berekent Tillor het jaartarief van elk terrein met de tariefformule van uw organisatie. Die formule leest de velden van het terrein, ook de eigen velden, zoals een toeslag voor de ligging of een gasmeternummer. Bezettingen zonder eigen prijs, de terreinexport en de parkkaart gebruiken dat tarief. Een terrein met een vaste prijs slaat de formule over.

De formule is een kort stukje code. Er staat een standaardformule klaar, en wie ze aanpast, ziet het resultaat meteen op een van de eigen terreinen. Alleen wie het recht heeft, kan ze wijzigen. Meer uitleg staat bij Tariefformule.

Hoe eigen velden in het grotere platform voor parkbeheer passen, leest u op de overzichtspagina.

---

Welke gegevens houdt u vandaag nog naast het programma bij? Vraag een demo aan en we zetten samen uw eerste eigen velden klaar.