Automatiseringen in campingsoftware: als dit gebeurt, doe dat

Een gast vertrekt uit de stacaravan op plaats 14. Iemand moet nu gaan kuisen, de inboedel nakijken en controleren of internet en tv nog werken. Een factuur is twee weken over datum en niemand heeft een herinnering gestuurd. Een nieuwe reservering moet ook in een ander systeem terechtkomen. Iedereen kent die afspraken, maar ze werken alleen als iemand eraan denkt. In goede campingsoftware hoeft dat niet: de software doet het zelf, elke keer op dezelfde manier.

Met Automatiseringen in Tillor tekent u zo'n afspraak één keer als flow: wanneer dit gebeurt, doe dat. Daarna voert Tillor ze uit, ook op zaterdagavond in augustus.

#Link naar deze sectie kopiërenEen flow tekenen in plaats van een regel onthouden

U bouwt een automatisering op een canvas. Elke stap is een blok: u sleept het uit de lijst, zet het op een lijn tussen twee stappen en Tillor verbindt het. Een tak die u niet meer nodig hebt, verwijdert u; met Ctrl+Z zet u het terug. Opruimen zet de blokken weer ordelijk.

U hoeft niet met een leeg scherm te beginnen. Er zijn startpunten zoals Terrein controleren na vertrek, Onbetaalde facturen opvolgen en Reserveringen doorsturen naar een ander systeem. Elke stap daarin kunt u nadien aanpassen.

In titels en berichten gebruikt u variabelen tussen accolades. Kuisen {occupation.terrain.name} wordt zo "Kuisen plaats 14". Tillor toont bij elke stap welke gegevens er op dat moment beschikbaar zijn: die van de gebeurtenis zelf, de klant, de standplaats of de factuur die eraan hangt, en wat eerdere stappen opleverden.

#Link naar deze sectie kopiërenWat een automatisering start

De eerste stap heet Wanneer dit gebeurt. Vrijwel alles wat in Tillor gebeurt, kan een flow starten: een reservering die wordt aangemaakt, een bezetting die stopt, een factuur die betaald is, een taak die van status verandert.

Sommige dingen zijn geen moment maar een toestand. Een factuur wordt niet op één klik "vervallen", dat gebeurt gewoon omdat de datum voorbij is. Daarom kan een flow ook starten op Factuur is vervallen: een geboekte factuur die nog openstaat en waarvan de vervaldag voorbij is. Of op Elke dag op een uur, of volgens een vast ritme zoals elke maandag om 08:00. Tillor kijkt elk kwartier of er iets moet starten, dus zo'n flow kan een paar minuten later beginnen.

Met Alleen wanneer zet u een filter op de start, bijvoorbeeld alleen voor standplaatsen van het type stacaravan. Met Eén keer per record uitvoeren start de flow hooguit één keer per factuur of reservering, hoe vaak die ook wijzigt.

#Link naar deze sectie kopiërenBeslissen, wachten en opnieuw kijken

Na de start kan de flow splitsen. Als / anders kijkt naar de gegevens: staat de reservering op geboekt, is de factuur nog niet betaald? U kiest of alle voorwaarden moeten kloppen of dat er één volstaat. Met Schakel krijgt elke waarde haar eigen tak, zoals een andere taak voor een huurcaravan dan voor een eigen staanplaats. Al de rest gaat naar de standaardtak.

Een Vertraging wacht een vaste tijd, of tot een datum uit de gebeurtenis: een dag na de vervaldag, een week voor aankomst. Na het wachten leest Tillor de gegevens opnieuw. Is de factuur intussen betaald, dan ziet de volgende stap dat en gaat er geen herinnering meer uit.

#Link naar deze sectie kopiërenWat een automatisering doet

Taak aanmaken zet werk klaar voor uw ploeg. Titel en beschrijving vult Tillor met variabelen. U geeft subtaken mee, één per regel, en zet de taak meteen op het juiste bord en in de juiste kolom. Prioriteit, labels, wie het oppakt en de deadline kiest u per stap. Met Ook toewijzen aan wie de gebeurtenis veroorzaakte krijgt bijvoorbeeld de collega die de bezetting stopte de taak. De taak hangt aan de klant, standplaats, reservering, factuur of meter waar het over gaat. Hoe uw ploeg daarna met die taken werkt, leest u in takenbeheer in campingsoftware. Met Taakstatus zetten sluit een flow een taak ook weer af.

Betalingsherinnering versturen en Factuur versturen doen hetzelfde als de knoppen op de factuur, alleen hoeft niemand ze in te drukken. Over de kanalen en het leveringsoverzicht gaat het artikel over notificaties.

Moet een ander programma iets weten? Webhook versturen stuurt een automatisch seintje naar uw eigen systeem, met precies de gegevens die u zelf samenstelt. Het bericht is ondertekend, zodat de ontvanger weet dat het van Tillor komt, en wordt opnieuw geprobeerd als het niet aankomt, net als de andere webhooks. Een API-verzoek gaat nog verder: het spreekt de Tillor-koppeling aan (u kiest uit de lijst van wat Tillor kan opvragen en wijzigen) of eender welk https-adres. Het antwoord kunnen latere stappen gebruiken. Wie zelf koppelingen bouwt, vindt de achtergrond in HTTP API.

#Link naar deze sectie kopiërenVier flows van op de camping

Nalopen na vertrek. Stopt een bezetting op een stacaravan, dan kijkt de flow eerst of er voor die plaats nog een open nalooptaak ligt. Zo ja, dan gaat de prioriteit van die taak één stap omhoog in plaats van dat er een tweede taak bijkomt. Zo nee, dan maakt Tillor Nalopen {occupation.terrain.name} aan met deeltaken voor kuisen, inboedel, internet en tv, met een deadline een week later en toegewezen aan wie de bezetting stopte.

Onbetaalde facturen. Zodra een factuur vervallen is, gaat er een betalingsherinnering uit. Een week later kijkt de flow opnieuw. Nog niet betaald? Dan volgt een tweede herinnering, en twee weken daarna een taak met hoge prioriteit om de klant te bellen.

Aankomst voorbereiden. Bij een nieuwe reservering wacht de flow tot een week voor aankomst. Staat de reservering dan nog op geboekt, dan komt er een taak om de plaats klaar te zetten. Op de aankomstdag zelf kijkt de flow of de gast al ingecheckt is: dan volgt een welkomstaak, anders een taak om de aankomst te bevestigen.

Reserveringen doorsturen. Elke nieuwe reservering gaat als webhook naar uw eigen systeem, met aankomst, vertrek, aantal volwassenen en de gegevens van de klant. Komt het bericht niet aan, dan maakt de flow een taak zodat iemand het nakijkt.

#Link naar deze sectie kopiërenVeilig uitproberen, en achteraf zien wat er gebeurde

Met Testen doorloopt u de flow met voorbeeldgegevens, standaard die van de laatste echte uitvoering. Vertragingen worden overgeslagen en er wordt niets verstuurd, aangemaakt of gewijzigd. Bij stappen die kunnen lukken of mislukken, kiest u zelf welke uitkomst u wilt nagaan.

Onder Uitvoeringen ziet u per keer wat elke stap deed: welke tak de flow nam, welke voorwaarde klopte en met welke waarde, wat er werd verstuurd en tot wanneer een flow nog wacht. Pauzeert u een automatisering, dan stoppen ook de uitvoeringen die nog in een vertraging zitten.

Een automatisering kan veel, dus alleen beheerders kunnen ze bekijken en beheren. De stappen lopen niet onder uw naam maar als de gebruiker Workflow van uw organisatie. In de taakgeschiedenis ziet u dus dat de flow het deed en niet de beheerder die hem bouwde. Vertrekt die collega, dan blijft de flow gewoon werken. De Workflow-gebruiker kan niets buiten uw organisatie aanraken, en een flow kan geen andere flows wijzigen. Eigen adressen moeten met https beginnen en interne adressen weigert Tillor. Sleutels voor externe systemen worden versleuteld bewaard.

#Link naar deze sectie kopiërenMist u een stap?

Wilt u iets automatiseren waarvoor nog geen stap of gebeurtenis bestaat? Via Stap aanvragen in de editor vertelt u wat u nodig hebt. We lezen elke aanvraag. Hoe automatiseringen in het bredere platform voor parkbeheer passen, leest u op de overzichtspagina.

De volledige handleiding, met elke stap en een uitgewerkt voorbeeld, staat in de documentatie over automatiseringen.

---

Wilt u zien welke afspraken op uw camping vanzelf kunnen lopen? Vraag een demo aan en we bouwen samen uw eerste automatisering.