✨ Camping Vlasaard koos recreatieparksoftware: van papier naar één platform

Camping Vlasaard in Stekene is een gezinsvriendelijke camping waar seizoensgasten, vaste staanplaatsen en dagbezoekers samenkomen. In dit verhaal leest u hoe zij spreadsheets vervingen door één campingsoftware-platform. Onder de motorkap vallen termen als KC80 (Koole-slagboom), LoRa (draadloze watermeters), ICY (slimme stroommeters) en Mollie (pin en online betalen), allemaal gekoppeld aan dezelfde reservaties en facturen.

Ze zochten geen losse tools, maar software waarin reserveringen, toegang, meters en betalingen samenkomen. Tot de overstap liep veel administratie nog via spreadsheets, bonnetjes en manuele controles aan de slagboom.

Vandaag draait Vlasaard NV op Tillor. Niet als losse tools naast elkaar, maar als één doorlopende keten van reservering tot betaling - bovenop de hardware die al op het terrein stond.

#Link naar deze sectie kopiërenVan papier naar één systeem

Vroeger betekende elke wijziging extra werk: een kenteken doorgeven voor de slagboom, verbruik noteren voor water of stroom, een factuur nakijken, betaling opvolgen, daarna opnieuw boeken in de boekhouding. Kleine fouten - een verkeerd bedrag, een vergeten verlenging, een dubbele registratie - slopen snel door naar de balie en naar de boekhouder.

Met Tillor komt die informatie op één plek:

• Reserveringen en bezettingen lopen digitaal, inclusief check-in en check-out.
• Facturen worden automatisch genummerd, als PDF aangeboden en gekoppeld aan betalingen.
• Online betalen via iDEAL, Bancontact en kaart verloopt via Mollie, zonder handmatig status bijwerken.
• Boekhouding synchroniseert naar het boekhoudpakket zodra een factuur geboekt is - geen dubbele invoer meer.

#Link naar deze sectie kopiërenBestaande slagbomen behouden: Koole Controls KC80

Vlasaard hoefde zijn slagbomen niet te vervangen. Tillor koppelt rechtstreeks aan de Koole Controls KC80-controllers die al aan ingang en uitgang hingen.

• QR-codes worden dynamisch aangemaakt in Tillor en staan meteen op de whitelist van de KC80.
• Bij aanmaak kan een ticket automatisch naar de thermische printer - handig voor dagbezoekers en tijdelijke toegang.
• Kentekenherkenning (LPR) werkt naast QR en NFC. Scant een gast voor het eerst met QR terwijl het kenteken wordt gelezen? Tillor kan die QR automatisch omzetten naar een kentekenpas - geen aparte registratie meer aan de balie.

Toegang volgt wat vandaag in Tillor staat: actieve bezetting, geldige periode, juiste slagboom. Live gekoppeld aan reserveringen - geen apart systeem meer naast de balie. Lees meer over KC80-integratie.

#Link naar deze sectie kopiërenMinder frictie aan de balie

Identiteitscontrole hoort bij een professionele camping. Vlasaard gebruikt een identiteitslezer via de Tillor Connector: paspoort of ID-kaart op het toestel, en seconden later staat de scan in Tillor. Via Klant aanmaken op basis van scan hoeft niemand gegevens meer over te typen - Tillor leest MRZ en chip rechtstreeks uit het document.

De lezer controleert documenten met witlicht, UV en IR. Tillor bewaart het scanpakket versleuteld, koppelt het aan het klantprofiel en toont Identiteit geverifieerd zodra alles gelinkt is. Openstaande scans zonder klant worden na 7 dagen automatisch verwijderd; voor gekoppelde scans bepaalt Vlasaard zelf de bewaartermijn. Lees meer over ID-scans bij check-in.

Wanneer een scan aan een klant wordt gelinkt, kan het systeem automatisch afdrukken - handig wanneer papieren dossiers nog nodig zijn.

Bij een betaling via de Mollie-terminal verschijnt de factuur meteen op het iPad aan de balie, zodat gast en medewerker samen kunnen nakijken vóór de betaling afgerond is.

Facturen kunnen algemene voorwaarden op de PDF tonen en bij betaling automatisch op locatie worden afgedrukt. Dat soort details lijken klein, maar maken op drukke weekenden het verschil.

#Link naar deze sectie kopiërenTelefonie met Voys: context vóór u opneemt

Vlasaard koppelt Voys telefonie rechtstreeks aan Tillor. Wanneer de telefoon gaat, ziet de balie meteen wie er belt, inclusief meteralarmen, klantwaarschuwingen en vastgepinde notities - zonder tussen tabbladen te wisselen. Dezelfde bellernaam verschijnt op de VoIP-toestellen, en via het belplan kunnen slagbomen worden geopend met een configureerbare toegangscode. Lees meer over de Voys-integratie.

#Link naar deze sectie kopiërenConnector op locatie: printers en slagbomen zonder port forwarding

Printers en toegangscontrollers zitten op het lokale netwerk. Tillor regelt dat via de Connector: een klein kastje op locatie, beheerd door Tillor, dat via MQTT met de cloud praat.

• Geen port forwarding nodig in de firewall - de connector maakt zelf de verbinding naar buiten.
• Thermische printer, labelprinter en PDF-printer worden aangestuurd alsof ze in Tillor zelf zitten.
• Automatische updates houden de connector veilig en up-to-date, zonder handmatig bij te prutsen op elke pc.

Bestaande toegangsgegevens konden bovendien geïmporteerd worden vanuit Excel - een gecontroleerde overgang van vertrouwde lijsten naar live autorisatie.

#Link naar deze sectie kopiërenBoekhouding zonder handmatige Mollie-afstemming

Voor Vlasaard eindigde de administratie niet bij "betaald in Tillor". Betalingsrapporten koppelen Mollie-betalingen aan de juiste kalenderdag, inclusief de Mollie-settlement (uitbetaling) en bankkosten.

Die rapporten gaan automatisch naar de boekhouding - dezelfde keten die facturen al boekt. Geen spreadsheets meer om Mollie-afrekeningen handmatig te matchen met wat er in de boekhouding stond.

Ook dagontvangsten via Mollie POS lopen mee: terminalbetalingen zonder directe factuurkoppeling worden gegroepeerd per terminalprofiel en correct in het rapport opgenomen, klaar voor de boekhoudexport.

Sinds Vlasaard bankrekeningen koppelde, haalt Tillor banktransacties automatisch op en matcht ze op gestructureerde mededeling of factuurnummer. Handmatige overschrijvingen aan de balie staan op het betalingsrapport; komt dezelfde betaling later via de bankimport binnen, dan telt Tillor die niet dubbel. Lees meer over bankafstemming.

#Link naar deze sectie kopiërenStaangeld en NFC: automatisch verlengd bij betaling

Seizoensgasten betalen regelmatig Staangeld (bezetting verlengen). Op Vlasaard hoeft niemand na betaling handmatig datums aan te passen:

• Bij betaling van een Staangeld-regel verlengt Tillor automatisch de bezetting tot de nieuwe periode.
• Hoort er een NFC-pas bij? Dan wordt ook de toegangsmethode verlengd tot dezelfde einddatum - de slagboom blijft open zonder aparte actie.

Minder vergeten verlengingen, minder discussie aan de poort.

#Link naar deze sectie kopiërenSlimme meters: LoRa-water en ICY-stroom op elke standplaats

Op het terrein - van de receptie tot elke standplaats in het stellingsveld - loopt ook het verbruik digitaal:

• Tillor LoRa-watermeters met automatische uitlezing, lekdetectie en directe koppeling naar facturatie.
• ICY elektriciteitsmeters via de Tillor-koppeling: standen worden meerdere keren per uur opgehaald, medewerkers krijgen pushmeldingen bij nieuwe alarmen (wanneer de supply aan staat), supply kan vanuit Tillor geschakeld worden, en beheerders krijgen een dagelijkse waarschuwing wanneer een meter te lang stil staat of een alarm ouder dan 24 uur onopgelost blijft. Lees over ICY-integratie.

Verbruik loopt via bezetting en terrein naar openstaand verbruik - dezelfde keten als facturen, betalingen en boekhouding.

#Link naar deze sectie kopiërenMeer omzet door betere opvolging

Digitalisering gaat niet enkel over kosten besparen. Wanneer openstaande verbruiksfacturen, verlengingen en betalingsherinneringen zichtbaar zijn in één systeem, vergeten teams minder om te factureren en kunnen ze sneller opvolgen.

Automatische herinneringen voor manuele overschrijvingen en duidelijke betaallinks op facturen verlagen het aantal openstaande posten. Minder achterstallige betalingen betekent meer cashflow en minder administratieve achterstand na het hoogseizoen.

#Link naar deze sectie kopiërenWat andere parken kunnen leren

Camping Vlasaard koos niet voor "nog een softwarepakket", maar voor één platform dat reserveringen, klanten, facturen, betalingen, meters, toegang en boekhouding met elkaar verbindt - zonder bestaande slagbomen of terminals weg te gooien.

Dat is het verschil tussen digitaliseren van één taak en digitaliseren van het hele bedrijfsproces.

---

Wil je zien hoe dit eruitziet voor jouw park? Vraag een demo aan bij Tillor en we tonen de volledige flow op maat van jouw camping.