Takenbeheer in campingsoftware: bord, kalender en opvolging

Om half acht staat de terreinploeg aan de receptie. Het sanitairblok moet nagekeken worden, de meteropname op standplaats 112 staat nog open en voor de verstopte afvoer bij het speelplein wacht iedereen op de loodgieter. Ondertussen mailt een gast over een lekkende kraan en belooft de avondploeg iemand terug te bellen. Zonder vaste plek belandt dat werk in WhatsApp-groepjes, op plakbriefjes of in iemands hoofd. In campingsoftware hoort het naast de standplaats, de meter en het gesprek waar het over gaat.

Met Tillor taken maakt u een taak waar het werk ontstaat. Daarna kiest elke ploeg hoe ze het ziet: als tabel, als bord of als kalender.

#Link naar deze sectie kopiërenVan gesprek naar taak, niet naar een notitieblok

In de inbox maakt u een taak rechtstreeks vanuit het gesprek. Dezelfde knop staat bij een klant, factuur, reservering, standplaats, meter of telefoongesprek.

Eén taak kan aan meerdere dingen tegelijk hangen. Via Item koppelen zet u "hagen snoeien" op zes standplaatsen, of koppelt u een herstelling aan de meter, de reservering en de factuur die erbij horen. Hoort een standplaats of factuur bij een klant, dan vraagt Tillor of u die klant ook wilt koppelen. Openstaande taken verschijnen op de pagina van die standplaats, meter, reservering, factuur en klant. Wie de meter van standplaats 112 opent, ziet meteen dat de opname nog openstaat.

Een reactie op het klantdossier kan een opvolgtaak worden. Zodra die reactie is afgehandeld, zet Tillor de gekoppelde taak op Voltooid. Tillie beantwoordt gastvragen in de inbox; taken zijn het werk dat erna komt.

#Link naar deze sectie kopiërenEen weergave per ploeg

Een weergave is een set filters met een naam. Bij Zichtbaarheid kiest u Iedereen, Alleen ik of Bepaalde personen. De receptie heeft zo een weergave voor wat vandaag aan de balie moet gebeuren, de terreinploeg een weergave met onderhoud op de standplaatsen, en de eigenaar een eigen lijstje dat niemand anders ziet.

Een Gefilterde weergave toont elke taak die door de filters komt, zoals een bewaarde zoekopdracht. Een Lijst toont alleen de taken die u er zelf in zet, handig voor een vaste ronde zoals de opening van het seizoen.

De Tabel is er voor wie veel taken wil overlopen en sorteren. Op het Bord groepeert u kolommen per status, prioriteit, toegewezen persoon, label, klant of deadline. Sleept u een kaart naar een andere kolom, dan past Tillor de status, prioriteit of persoon mee aan. Met Eigen kolommen maakt u zelf kolommen, zoals "ochtendronde", "na de middag" en "volgende week".

De Kalender toont de maand met elke taak op haar deadline. Schuift de loodgieter een dag op, dan sleept u de taak naar die dag. Het uur blijft hetzelfde.

#Link naar deze sectie kopiërenFilters die elke dag blijven kloppen

Status, prioriteit, toegewezen persoon en label staan altijd klaar.

Datums kiest u relatief: Achterstallig, vandaag, morgen, Deze week, volgende week of deze maand. Een weergave met achterstallig werk van de terreinploeg klopt zo elke ochtend opnieuw, zonder dat iemand datums aanpast. Met Voldoet aan alle filters of Voldoet aan een filter bepaalt u of elke voorwaarde moet gelden of één volstaat.

#Link naar deze sectie kopiërenWachten, blokkeren en opsplitsen

Veel werk op een camping ligt niet stil omdat niemand eraan begint, maar omdat iemand anders aan zet is. Daarvoor is er de status Wacht op reactie: de gast stuurt nog een foto van de schade, of de loodgieter komt donderdag. Op het bord krijgen die taken hun eigen kolom, zodat de rest van het werk overzichtelijk blijft.

Een taak kan Geblokkeerd door een andere taak zijn: de standplaats opnieuw verhuren kan pas als de herstelling klaar is. Wie een geblokkeerde taak toch afsluit, krijgt eerst een bevestigingsvraag. Met Subtaken splitst u een grote klus op, zoals de seizoensopening in water openzetten, sanitair ontkalken en de slagboom testen.

In de reacties op een taak noemt u een collega met @, en die krijgt een melding. Een foto van de lekkende kraan sleept of plakt u als bijlage in de taak. Activiteit toont wie wat wijzigde.

#Link naar deze sectie kopiërenPrivé tot u het doorgeeft

Een taak die alleen in uw persoonlijke weergaven staat, blijft privé. Alleen u, de toegewezen personen en wie u in die weergave toeliet, zien ze. Een notitie voor uzelf, zoals de offerte voor nieuwe chalets nalezen, komt dus niet op het teambord. Wilt u het werk overdragen, zet de taak dan op een gedeelde weergave en het team ziet ze.

#Link naar deze sectie kopiërenDeadlines, tijd en herinneringen

Een label kan een Deadline-doel (dagen) hebben. Geeft u het label "Herstelling" drie dagen, dan krijgt een taak zonder deadline die dat label krijgt automatisch een deadline drie dagen later. Niemand hoeft bij elke kapotte kraan zelf een datum te kiezen.

Onder Bestede tijd noteert u per taak hoe lang iets duurde, met een korte notitie als u wilt. Het totaal staat erbij, zodat u ziet hoeveel uur de jaarlijkse controle van de stroomkasten echt kost.

Op een taak zet u een Herinnering en optioneel een schema, zoals Dagelijks, Elke werkdag (ma – vr), Wekelijks of Aangepast…. De herhaling stopt als de taak Voltooid is. Per taak kiest u E-mail, Pushmelding of beide. Staat er niemand op de taak, dan krijgt wie ze aanmaakte de herinnering, zodat niets tussen twee stoelen valt.

#Link naar deze sectie kopiërenElke ochtend een overzicht, ook buiten Tillor

Wie bij een weergave Volgen aanzet, krijgt elke ochtend om 07:00 een samenvatting per mail: Achterstallig, Vandaag af en Gewijzigd sinds de vorige samenvatting. Is er niets te melden, dan komt er geen mail.

Een weergave kunt u ook delen. Een Deelbare pagina is een bord dat alleen gelezen kan worden en meeschuift als taken wijzigen, bijvoorbeeld voor een scherm in de technische ruimte. Met Agenda (ICS) abonneert u een agenda-app zoals Apple Agenda, Outlook of Google Agenda op de taken van die weergave. Via Taken delen bij Taken voor jou op het dashboard doet u hetzelfde voor Mijn toegewezen taken. Zonder herinnering krijgt u een seintje een uur voor de deadline; in Google Agenda zet u daarvoor de standaardmeldingen van de geabonneerde agenda aan. Iedereen met de link ziet de taken, dus met Ongeldig maken zet u een link stop.

Facturen en aanmaningen naar gasten blijven notificaties. Taken zijn intern werk voor receptie, terreinploeg en administratie. Hoe dat in het bredere platform voor parkbeheer past, leest u op de overzichtspagina.

#Link naar deze sectie kopiërenZo ziet het eruit in Tillor

Weergaven, filters, herhaling en delen staan uitgelegd in Taken.

---

Wilt u zien hoe uw ploeg de dag plant? Vraag een demo aan en we bouwen samen een weergave voor uw receptie en terreinploeg.