Openstaand verbruik factureren in campingsoftware

Seizoensgasten vertrekken, de laatste weekendgasten gaan weg, en er blijft water en stroom openstaan. Die standen zitten in een schrift, in een app van de meterkast, of nog in iemands hoofd. Factureren wordt dan een ronde achteraf: wie is al weg, wat is het tarief, is er al een voorschot. In campingsoftware hoort dat verbruik op dezelfde factuur als het verblijf.

Tillor verzamelt openstaand verbruik per gast, vanuit bezetting en terrein. U factureert het in één keer, of laat het op een vaste dag van de maand lopen. Hoe de meters hun stand halen, staat in LoRa-watermeters en ICY-stroom. Dit artikel gaat over de stap erna: van openstaand bedrag naar geboekte factuur.

#Link naar deze sectie kopiërenUitchecken of einde seizoen

Een gast vertrekt zondag. Op het klantprofiel, kaart Meterstanden, staat Factureer verbruik. Tillor zet de openstaande periodes op een factuur: beginstand, eindstand, tarief. Of u opent Klanten > Openstaand verbruik en werkt de lijst af. Daar filtert u op wie al automatische facturatie heeft en wie niet.

Hebt u het verbruik buiten Tillor al afgerekend, dan markeert u de periode als gefactureerd zonder een nieuwe factuur. Dat staat in consumptiebatches.

Het grotere plaatje (reservering, toegang, gastgesprekken) staat op recreatieparksoftware. Hier blijft het bij verbruik dat nog op een factuur moet.

#Link naar deze sectie kopiërenAutomatische facturatie op een vaste dag

Voor seizoensgasten en vaste staanplaatsen wilt u niet elke maand dezelfde ronde. Onder Klanten > [klant] > Facturatie zet u Automatische facturatie nutsvoorzieningen op een dag van de maand, bijvoorbeeld de 1e of de 15e. Kiest u 31 en de maand is korter, dan valt het op de laatste dag.

Optioneel vult u Minimaal bedrag in. Dan slaat Tillor een ronde over als het openstaande verbruik daaronder blijft.

's Ochtends, voor klanten bij wie die dag is ingesteld, maakt Tillor de nutsfactuur, boekt die, en mailt hem als er een e-mailadres op het profiel staat. Geen openstaand bedrag? Dan gebeurt er niets.

#Link naar deze sectie kopiërenSEPA-mandaat bij de nutsfactuur

De factuur is er. Iemand moet hem nog innen. Met een SEPA-mandaat (domiciliëring) int Tillor het bedrag via Mollie van de rekening van de gast.

Het mandaat maakt u eenmalig onder Mandaten op hetzelfde facturatiescherm. De gast tekent online (er moet een e-mailadres zijn), of u vult het IBAN zelf in. Alleen een mandaat met status Actief is bruikbaar. Bij Mandaat kiest u welk mandaat bij de nutsfacturen hoort.

Als de automatische factuur geboekt is, koppelt Tillor dat mandaat en plant de incasso twee dagen later. De gast krijgt de factuur eerst, daarna gaat het verzoek naar de bank. Ligt het bedrag boven het maximum van het mandaat, dan blijft de factuur open voor de balie.

Wie liever zelf betaalt, blijft de betaallink gebruiken. Pin aan de balie is Mollie POS.

#Link naar deze sectie kopiërenAnaloge watermeters: mail vóór de factuurdag

Niet elk terrein heeft draadloze watermeters. Sommige parken lezen water nog met de hand. Daarvoor maken we een extra module op maat, bovenop dezelfde facturatie.

Een voorbeeld dat we al gebouwd hebben: vier dagen voor de automatische factuurdag krijgt de gast een e-mail. Daarin staat een link om de waterstand zelf in te vullen. Die stand komt op de handmatige meter in Tillor, in dezelfde keten als een stand die u zelf invoert. Op de factuurdag zit de verse periode in het openstaand verbruik.

Dat is geen schakelaar in de instellingen. Het is maatwerk, via dezelfde koppelingen als andere park-specifieke stappen. Stroom via ICY of water via LoRa heeft die mail niet nodig: de stand staat er al.

#Link naar deze sectie kopiërenZo ziet het eruit in Tillor

Klanten > Openstaand verbruik is de werklijst. Per klant ziet u het totaal, de meters en of er al een automatische facturatiedag staat. Vanuit die rij maakt u de factuur, optioneel meteen per e-mail of SMS.

Op het klantprofiel houdt de kaart Meterstanden de openstaande periodes bij. Meters en periodes staan in meterbeheer en consumptiebatches.

---

Wilt u einde seizoen of elke maand het verbruik automatisch factureren? Vraag een demo aan en we lopen de keten door voor uw terreinen, inclusief SEPA of een mail voor analoge watermeters.